Política de Privacidad

La presente política describe la recopilación, utilización y/o revelación de información personal de Convergia.

La presente regula el comportamiento de los trabajadores y agentes que actúan en representación de Convergia cuando manejan información personal. Ésta establece procedimientos para un acceso personalizado y de corrección de información personal.

La información personal incluye información acerca de un individuo identificable, presentada de alguna manera, como: edad, nombre, número(s) de DNI, ingreso, natural de, opiniones, evaluaciones, estatus social, acciones disciplinarias, registros crediticios, registros de préstamos, registros médicos.

La Información personal no incluye el nombre, cargo, dirección y número telefónico de un trabajador o una organización.

La Política de Privacidad de Convergia es aprobada conforme a las leyes Protección de Información Personal y Documentación Electrónica, y entra en vigencia el 1 de enero de 2001.

ARTÍCULO 1- RESPONSABILIDAD

Convergia es responsable de la información personal bajo su custodia y designará a una persona o grupo de personas que serán responsables de la conformidad de la organización con los siguientes artículos.

Convergia es responsable de la información personal que está en su poder o a su custodia, incluyendo información que ha sido transferida por proceso a un tercero. Convergia utilizará medios contractuales u otros para proporcionar un nivel aceptable de protección mientras la información está siendo procesada por un tercero.

Convergia aplicará políticas y prácticas para poner en vigencia los Artículos; incluyendo:
(a) Ejecutar procedimientos para proteger la información personal;
(b) Establecer procedimientos para recibir y responder demandas o consultas;
(c) Capacitar al personal y proporcionarles información sobre las políticas y prácticas de Convergia; y
(d) Desarrollar información para explicar las políticas y procedimientos de Convergia.

ARTÍCULO 2 – IDENTIFICACIÓN DE PROPÓSITOS

Convergia identificará los propósitos por los cuales se recopila la información personal en el momento o antes que se ésta sea recolectada.

2.1 Convergia recopila información personal sólo con los propósitos siguientes (“propósitos identificados”):
(a) prestar servicio(s) y/o productos a sus clientes;
(b) mantener relaciones comerciales y comunicarse con sus clientes (lo cual incluirá, pero no se limitará a: facturación, cobranza, publicidad, promoción, verificación de cuenta);
(c) identificar las necesidades y/o preferencias del cliente;
(d) cumplir con requerimientos legales y reglamentarios.

2.2 Convergia informará sobre los propósitos identificados ya sea de manera oral, electrónica o escrita antes de o en el momento de la recopilación de la información personal.

2.3 Las personas encargadas de recopilar la información personal será capaces de explicar a los individuos los propósitos por los cuales se está recopilando la información.

2.4 Cuando se recopila información personal para ser usada con un propósito no identificado previamente, el nuevo propósito será identificado antes de su utilización. Salvo que el nuevo propósito sea solicitado por ley, Convergia pedirá la aprobación del individuo antes que la información sea utilizada para dicho nuevo propósito.

ARTÍCULO 3 – APROBACIÓN

El conocimiento y aprobación del individuo son solicitados para la recopilación, utilización o revelación de información personal, salvo sea inapropiado.

3.1 En ciertas ocasiones, se puede recopilar, utilizar o revelar información personal sin el conocimiento y aprobación del individuo. Por ejemplo, por razones legales, médicas o de seguridad sería imposible o inútil solicitar aprobación. Cuando se recopila información para la detección o prevención de fraude o para el cumplimiento de la ley, buscar la aprobación del individuo podría arruinar el propósito de la recopilación de información. Buscar la aprobación podría ser imposible o inapropiado cuando existe una emergencia que amenaza la vida, salud o seguridad del individuo, o cuando el individuo es un menor, está seriamente enfermo, o mentalmente incapacitado. En otras circunstancias, la información puede estar disponible públicamente. Adicionalmente, Convergia puede proporcionar información personal a su abogado o agente para cobrar una deuda, cumplir con un citatorio, garantía u otra orden judicial, a una entidad pública solicitando la información con autoridad legal, o caso contrario, solicitado por la ley.

3.2 Convergia generalmente buscará la aprobación para utilizar o revelar la información en el momento de la recopilación. En ciertas ocasiones, la aprobación relacionada a la utilización y revelación puede solicitarse después que ha sido recopilada la información pero antes de su utilización (por ejemplo, cuando Convergia desea utilizar la información para un propósito no identificado previamente).

3.3 Convergia hará un esfuerzo razonable para asegurar que el individuo sea notificado de los propósitos por los cuales se utilizará la información. Para hacer la aprobación significativa, los propósitos serán establecidos de manera que el individuo pueda razonablemente entender cómo se utilizará o revelará la información.

3.4 Convergia, como una condición del suministro de producto o servicio, no solicitará un individuo para aprobar la utilización, o revelación de información más allá de lo necesario para cumplir los propósitos legítimos y explícitamente específicos.

3.5 La modalidad de aprobación solicitada por Convergia puede variar, dependiendo de las circunstancias y del tipo de información revelada. Para determinar la modalidad de aprobación, Convergia tendrá en cuenta la susceptibilidad de la información y las expectativas razonables del individuo. Un representante autorizado (como un tutor legal o persona que cuente con un poder) también puede conceder la aprobación.

Convergia solicitará aprobación escrita cuando exista la posibilidad que la información sea considerada delicada.

La aprobación implícita usualmente ser pertinente cuando la información sea menos susceptible. La utilización de los servicios o productos por un cliente o la aceptación del empleo por el empleado será considerada implícita para recopilar, utilizar y revelar información personal para todos los propósitos identificados.

3.6 Cualquier individuo puede retirar su aprobación en cualquier momento, sujeto a restricciones legales y contractuales y una notificación adecuada. Convergia informará al individuo de las implicaciones de dicho retiro. Con el fin de retirar la aprobación, un individuo debe hacer llegar a Convergia y por escrito una notificación.

3.7 Con respecto a la información personal que ha sido recopilada por Convergia previo a la publicación de la presente Política de Privacidad, la presente Política será considerada como la notificación respectiva para los actuales clientes y empleados de Convergia relacionada con los propósitos y utilización para los cuales dicha información personal ha sido recopilada. Si un individuo objeta dichas utilizaciones o relevaciones en curso, la aprobación puede ser retirada previa notificación por escrito para Convergia.

ARTÍCULO 4- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

La recopilación de información personal será limitará a lo necesario para los propósitos identificados por Convergia. La información será recopilada por medios imparciales y legales.

4.1 Convergia recopila información personal de sus clientes y empleados para los propósitos descritos en el Artículo 2.

4.2 Convergia también puede recopilar información personal de los terceros antes mencionados como instituciones crediticias, empresarios o referencias personales u otros terceros que demuestren que tienen el derecho de revelar la información.

4.3 En relación con su negocio de internet, Convergia puede usar una “Cookie” para recolectar cierta información que es usada para rastrear los patrones del usuario en su(s) sitio(s) web. Una Cookie es un archivo de texto que contiene un número de identificación único que identifica al browser del usuario, pero no un individuo en particular. Una Cookie no identifica un individuo. Además, Convergia No usa las Cookies en combinación con otra información para obtener información identificable personalmente. Si un individuo no desea usar las Cookies, dicho individuo puede resetear su Browser para ya sea proporcionar una notificación o rechazar el aceptar Cookies.

CLAUSULA 5 – LIMITACIÓN DE USO, REVELACIÓN Y RETENCIÓN

La información personal no será usada o revelada para propósitos que no sean recolectar, salvo se otorgue consentimiento del individuo o sea requerido por ley. La información personal será retenida solo en la medida de lo necesario para el cumplimiento de dicho propósitos.

5.1 Convergia puede recopilar, usar o revelar información personal sin el conocimiento o autorización del individuo en ciertas circunstancias conforme a lo descrito en la cláusula 3.1.

5.2 Convergia puede revelar la información personal de un cliente a:
(a) otra compañía de telecomunicaciones para el suministro de servicios de telecomunicaciones de dicho cliente;
(b) una compañía involucrada en la prestación de servicios de comunicación de directorio;
(c) una personal involucrada en el desarrollo, promoción, marketing o mejora de los servicios de Convergia;
(d) una agencia de cobranza de créditos;
(e) servicios de emergencia en una situación de emergencia;
(f) una persona, que, en el criterio razonable de Convergia, es un agente del cliente;
(g) cualquier otro tercero, a la recepción del consentimiento del cliente o requerido por ley.

5.3 Convergia puede revelar una información personal del trabajador en las siguientes circunstancias:
(a) en la administración de los beneficios de dicho trabajador;
(b) proporcionar referencias a empleadores potenciales, a la recepción del consentimiento del trabajador;
(c) según sea requerido por ley.

5.4 Los trabajadores de Convergia pueden tener acceso a la información del trabajador y/o cliente en la medida que sus deberes requiera de acceso para los propósitos del negocio. Los trabajadores de Convergia esta regidos por un acuerdo de no revelación que prohíbe revelar o usar cualquier información personal o confidencial para cualquier propósito que no sea el del negocio.

5.5 Convergia retendrá la información personal únicamente cuando sea requerido en cumplimiento de los propósitos identificados o requerido por ley.

5.6 la información personal que no sea requerida para cumplir los propósitos de identificación será destruida, borrada o puesta en el anonimato conforme a las directrices y procedimientos establecidos por Convergia.

CLAUSULA 6 – EXACTITUD

La información personal será tan exacta, completa y actualizada como sea necesario para los fines para los que esta destinados.

6.1 en la medida en que la información personal sea exacta, completa y actualizada dependerá el uso de la información, considerando los intereses del individuo. La información será lo suficientemente exacta, completa y actualizada para minimizar la posibilidad que información inapropiada pueda ser usada para tomar una decisión que implique al individuo.

6.2 Convergia no actualizará como rutina la información personal salvo dicho proceso sea necesario para cumplir los propósitos para los cuales la información fue recolectada.

6.3 La información personal usada de manera periódica, incluyendo la información revelada a terceros, debe ser por lo general exacta y actualizada, salvo los límites del requerimiento de exactitud sean claramente establecidos.

CLAUSULA 7 – SALVAGUARDAS

La información personal será protegida por las salvaguardas de seguridad apropiadas para la importancia de la información.

7.1 Convergia protegerá la información personal contra pérdida y robo, así como acceso no autorizados, revelación, plagio, uso o modificación. La naturaleza de las salvaguardas no variará dependiendo de la importancia de la información que haya sido recolectada , el monto de distribución y formato de la información y el método de almacenaje.

7.2 Convergia protege toda información personal, sin importar el formato en el cual este guardada. Los métodos de protección incluyen:
(a) medidas físicas, como cabinetes archivadores cerrados y de acceso restringido a las oficinas;
(b) medidas de organización, como despachos de seguridad y acceso limitado salvo cuando sea “estrictamente necesario”;
(c) medidas tecnológicas, como el uso de contraseñas y encriptados.

7.3 Convergia crea consciencia en los trabajadores de la importancia de mantener la confidencialidad de la información personal. Los trabajadores de Convergia están regidos por un acuerdo de no revelación que prohíbe la divulgación o uso de cualquier información confidencial o personal para cualquier propósito que no sean los del negocio.

7.4 Convergia será cuidadosa en la disposición o destrucción de información personal para evitar que terceros no autorizados logren acceso a la información.

CLAUSULA 8 – APERTURA / ACCESO AL CODIGO

Convergia pondrá inmediatamente a disposición la información específica relacionada a las políticas y prácticas relacionadas al manejo de la información personal a los individuos.

8.1 Convergia hará que sus políticas y prácticas relacionadas al manejo de la información personal sean fácilmente comprensibles y accesibles, proporcionándolas a solicitud:
(a) el significado de tener acceso a la información personal conservada por Convergia; y
(b) una descripción del tipo de información conservada por Convergia y/o subsidiarias, incluyendo una cuenta general de su uso.

8.2 Convergia pondrá la presente Política sobre Privacidad en línea, por e-mail, o en un formato de folleto informativo en las instalaciones de su negocio. Además, los Representantes de los servicios de los clientes de Convergia serán capacitados para responder las preguntas en los números telefónicos de servicio de llamadas gratuitas de Convergia.

CLAUSULA 9 – ACCESO INDIVIDUAL

A la solicitud, un individuo será informado de la existencia, uso y revelación de su información personal y se le dará acceso a dicha información. Un individuo podrá cuestionar la exactitud y la totalidad de la información y solicitar su cambio según lo apropiado.

9.1 A solicitud, Convergia informará al individuo si la organización tiene o no información acerca de este y se la proporcionará en el momento indicado para la respectiva revisión de la información personal de su vida.

9.2 Convergia permitirá el acceso al individuo a su información personal una vez que este haya proporcionado a Convergia una solicitud por escrito. Convergia pondrá a disposición la solicitud a los clientes a través de los Representantes del Servicio de Atención al Cliente y a los trabajadores a través del Departamento de Recursos Humanos. La solicitud incluirá información suficiente para permitir que Convergia proporcione una cuenta de la existencia, uso y revelación a cualquier tercer de la información personal. Convergia usará la solicitud solo para este propósito.

9.3 Convergia responderá a una solicitud de acceso individual a información personal dentro de un tiempo razonable y a un costo cero o mínimo para dicho solicitante. La solicitud de información será proporcionada o puesta a disposición en un formulario por lo general comprensible.

9.4 Convergia será lo más específico posible al proporcionar una cuenta a terceros a los que ha revelado información personal del individuo. Cuando no sea posible proporcionar una lista de organizaciones a las que se haya revelado información del individuo, Convergia proporcionará una lista de organizaciones a las que se pueda haber revelado la información del individuo.

9.5 En determinadas casos, Convergia no podrá proporcionar acceso individual a su información personal. Por ejemplo, Convergia no proporcionará acceso a la información cuando la información solicitada sea prohibitivamente costosa de proporcionar; cuando la información contenga referencias de otros individuos; cuando la información no pueda ser revelada por razones legales, de seguridad, de propiedad comercial; cuando la información este sujeta a solicitud por abogado o privilegio de litigio; o cuando la información pueda estar disponible en otra fuente (por ejemplo, a través de médico en práctica). En cada caso, Convergia proporcionará las razones de la denegación a cualquier acceso a la información personal.

9.6 Cuando un individuo demuestre con éxito que la información personal es inexacta e incompleta, Convergia modificara dicha información conforme a lo solicitado. Dependiendo de la naturaleza de la información dudosa … involucra una corrección, eliminación o adición de información.Cuando sea apropiado, la información modificada será trasmitida a terceros que tengan acceso a la información en cuestión

Cuando el problema no sea resuelto a satisfacción el individuo, Convergia registrará el fundamento del problema no resuelto. Cuando sea pertinente, dicho problema no resuelto será trasmitido a terceros que tengan acceso a la información en cuestión.

CLAUSULA 10 – RESOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Un individuo podrá referirse a un problema relacionado al cumplimiento con la Clausula anteriormente mencionada de Convergia.

10.1 Convergia mantendrá los procedimientos para recibir y responder los reclamos o preguntas relacionadas a las políticas y prácticas con respecto al manejo de la información personal. Convergia hará todo lo posible por asegurar que sus procedimientos sean de fácil y sencillo acceso de uso.

10.2 Convergia informará a los individuos que hicieron las preguntas o presentaron los reclamos de la existencia de procedimiento irrelevantes para los reclamos.

10.3 La persona o personas responsables del cumplimiento de la Política de Privacidad puede buscar asesoría externa cuando sea apropiado antes de proporcionar una respuesta definitiva al reclamo del individuo.

10.4 Convergia investigará todos los reclamos. Si se encuentra que un reclamo es justificado, Convergia tomará las medidas pertinentes, incluyendo, de ser necesario, la modificación de sus políticas y prácticas.

La Protección de Información Personal y Ley de Documentos Electrónicos rige la recolección, uso y revelación de información personal en el sector comercial.

Conforme a la ley, se le solicita a Convergia adherirse a diez cláusulas de privacidad establecida en la Norma Nacional de, Código Modelo para la Protección de Información Personal.